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    正大集團:數萬名員工、數百家公司使用同一套泛微OA系統

    編輯: 點擊次數:正在讀取 更新時間:2019-07-16

    原創: OA  泛微移動辦公專家
    正大集團是我國改革開放后首家在華投資的外商企業,也是在華投資規模最大、項目最多的外商企業之一。400多家在華企業、數萬名員工的龐大中國區業務,讓協同辦公成為正大集團管理升級的重頭戲…

    作為東南亞地區規模最大、最具影響力的跨國企業,正大集團在華40年間,業務涵蓋農牧、金融、地產、制藥等眾多領域。
    這種多業務、多條線、多分部的發展模式讓正大集團的中國區管理挑戰重重:
    組織結構復雜業務大,信息傳遞、審批效率如何保證?
    400多家公司、593個分部,怎樣實現一個系統辦公?
    現有SAP業務系統和辦公系統怎樣才能實現信息互通?
    隨著集團在華投資規模的不斷擴大,針對以上管理難題,正大集團選擇借力泛微OA搭建一個覆蓋數萬名員工、400多家公司的一體化辦公平臺。

    此次項目合作,泛微通過全面流程化的管理和多系統集成的方式融“協同作業、實時通信、信息發布、行政辦公、業務流程、數據集成、移動辦公”于一體,為正大集團中國區員工打造一個集辦公、溝通、審批于一體的智能辦公平臺。

    一、正大集團OA項目實施亮點

    1、一套系統覆蓋整個集團

    分支機構之間的信息孤島狀態讓正大集團實現“一套系統辦公”的需求日漸強烈。
    泛微從正大集團復雜的組織架構入手,理清組織集團內部之間層級關系、職能關系,實現由集團總部集中管控、各分支自主維護的協同辦公平臺。

    ?分級分權管理
    從解構集團內部組織結構及系統操作權限開始,實現多維度管理。
    多維矩陣劃“層級”
    以“組織架構和業務條線”為基準,通過多維矩陣進行崗位層級設定,讓復雜的組織架構職能層級分明,如總部財務、大區財務、公司財務等。
    權值分離定“權限”
    泛微通過“權值分離”(權:后臺維護權;值:數據查看權)的方式,讓正大集團形成從總部、大區到公司實現層級分明、職能清晰、權限分明的分權管控體系:
    數據分權:根據多維矩陣,由集團統一查看,子公司按權限范圍獲取有效數據;
    維護分權:根據多維矩陣的層級劃分,系統由集團統一管控,子公司自主維護;
    【小結】:清晰的職能矩陣模式是正大集團實現集團化管控的基礎,從分權到集中管控,實現一個系統辦公。

    2、“流程+文檔”打破界限,信息共享

    以文檔為載體,打造集團內部知識庫,以流程為脈絡,規范辦公程序,收集、傳遞重要信息;讓正大集團龐大的業務體系打破組織界限,實現信息高速共享。
    流程管理
    正大集團的流程搭建主要以職能為基準橫向鋪展,依細分種類而縱向深入。形成總部集團流程通用易推廣,分部流程復制推廣、按需求自主搭建的管控模式。

    目前全集團總計上線六百多條流程,極大的統一了日常辦公標準。
    公文管理
    在詳細的文檔目錄框架內通過流程收集文檔信息,形成集團內部知識庫,涵蓋從集團至分部業務的所有信息數據,相關人員在權限范圍內高效獲取。

    【小結】:目前正大集團已建立文檔目錄四百多個,正在逐步通過電子文檔資料的統一儲存、使用,來提高整個集團的知識效應,有效防止重要信息丟失。

    3、集成SAP,業務管理一體化

    實現SAP集成是正大集團的一大核心需求,種類繁多的業務信息通過SAP進行數據儲存。
    OA系統在流程審批中隨時從SAP自動調取數據,并將審批結果回寫至SAP,形成信息實時更新、隨時調用、自動填寫的一體化管理模式。

    ?OA-SAP集成在具體業務中的應用:

    費用報銷類
    所有費用報銷類申請,如預算報銷、簽呈類費用報銷、個人借/還款等,通過OA提交申請,審批通過后將結果回傳至SAP,自動生成總賬憑證,根據申請類型觸發相關費用報銷流程,完成費用報銷。

    采購付款類

    采購部根據整理出的供應商付款清單,在OA系統提交采購付款流程,OA審核通過將結果回傳至SAP,觸發付款流程,憑證自動生成,OA接收付款信息,流程歸檔。
    項目立項類
    項目管理過程中往往涉及大量信息數據,如固定資產管理、合同全過程管理等。
    目前正大集團相關項目審批類流程,都將形成OA端申請、審批,SAP端記錄信息的模式,信息互通,自動填報,效率大大提升。

    【小結】:SAP-OA集成,實現業務審批一體化管理,減少人員重復錄入工作,避免數據人工干預,減少信息誤差,提高信息傳輸效率,降低審批風險。

    4、統一移動工作臺,隨時隨地辦公

    辦公移動化,是正大集團現代化管理模式的一大重要特征。
    泛微將正大集團的所有OA應用同步至手機端,通過專屬APP和e-message實現組織統一、應用統一、消息統一,幫助正大集團數萬名在華員工打造隨時隨地智能辦公體驗。

    【小結】:操作簡單、多終端支持,讓辦公無處不在。

    二、正大集團OA系統應用價值分享

    未來,信息化建設將成為眾多像正大集團一樣的大型集團管理升級的重要發力點。
    作為眾多大型集團企業的長期合作伙伴,泛微從產品、實施到服務全方位洞察客戶需求,讓智能辦公惠及更多需求型企業。
    此次正大集團OA系統,上線一年,總計產生流程17萬多條,通常需要兩周以上時間才能完成的線下簽呈,現在兩天就能完成;正大集團逐步呈現:
    統一化:系統、信息、流程全面統一,高效辦公;
    規范化:理清流程、制度落地,業務按標準執行;
    扁平化:系統集成,數據無縫對接,信息傳輸快;
    簡單化:業務程序化繁就簡,移動辦公打破界限。

    原創: OA  泛微移動辦公專家

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